Od 1. januara 2024. počela je da se primenjuje Uredba o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku.
Prema ovoj uredbi donetoj na osnovu Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti („Sl. glasnik RS“, br. 6/2020) Stvaraoci i imaoci dokumentarnog materijala koji se trajno čuva u elektronskom obliku dužni su da do predaje nadležnom arhivu, osiguraju njegovo pouzdano elektronsko čuvanje u skladu sa propisom kojim se uređuju uslovi za pripremu dokumenta za pouzdano elektronsko čuvanje i formatima dokumenta koji su pogodni za dugotrajno čuvanje.
Arhivator
Jednostavno i sigurno arhiviranje dokumenata – usklađeno sa zakonom!
Organizujte i zaštitite svoje poslovanje – uz Arhivator!
• Digitalizujte sve dokumente na jednom mestu!
• Jednim klikom ispunite zakonske obaveze!
• Sve što vam treba – u elektronskoj bazi!
Započnite već danas i preuzmite kontrolu nad svojom dokumentacijom!
DA LI ZNATE ZA ZAKONSKU OBAVEZU OD 2020.GODINE TRAJNOG ČUVANJA MNOGIH DOKUMENATA, A POJEDINIH DO 40 GODINA? ZA KRŠENJE OVE OBAVEZE KAZNE SU OD 50.000 DO 2.000.000 DINARA.
Jednostavan unos dokumenata – brzo, lako i po zakonu!
• Sve na svom mestu: Uz unapred pripremljene fascikle i kategorije usklađene sa zakonskim propisima, unos dokumenata nikada nije bio jednostavniji.
• Bez stresa oko zakona: Arhivirajte važna dokumenta u skladu sa zakonom, ali i sve što želite dodatno da zadržite – potpuno po vašim potrebama.
• Rokovnik i obaveze na dohvat ruke: Pratite rokove i upravljajte obavezama direktno kroz naš intuitivni sistem. Sve što vam treba za organizaciju je na jednom mestu!
Uz Arhivator, unos dokumenata postaje rutinska aktivnost koja štedi vreme i olakšava poslovanje!
Obezbeđena sigurnost podataka
+ Tehnička podrška
+ Konsultacije
Zašto Profi Sistem?
• Preko 20 godina dokazanog iskustva
• Preko 5.000 zadovoljnih korisnika
• Preko 170 online i štampanih izdanja
Pretplata na program podrazumeva i svu podršku za korišćenje:
• Svi akti za izvršavanje zakonske obaveze
• Uputstva i smernice za popunjavanje
• Pravne konsultacije u vezi obaveza arhiviranja
• Garantovana bezbednost podataka
• Tehnička podrška
Zašto sada?
Zašto ubuduće?
Uvođenjem programa trajno reševate pitanje arhiviranja svih vaših dokumenata. Jedinstvena arhiva svega što Vam je potrebno, dostupna u svakom trenutku.
Unos se vrši jednostvnim prevlačenjem bilo kog dokumenta u fasciklu programa ARHIVATOR koji Vam je otvoren na ekranu.
Promotivna cena do 31.12.2024.
39.600
33.600
Pretplata za narednih 12 meseci iznosi 28.000+pdv (20%)
Licenca i pravo korišćenja je za vreme trajanja pretplate i podrazumeva pravnu podršku naše redakcije u vezi sa zakonskim obavezama arhiviranja dokumenata, tehničkom podrškom za korišćenje, kao i sve buduće novije i unapređene verzije programa koje će pratiti zakonske izmene.
Webinar
Najčešća pitanja
Pogledajte najčešća pitanja korisnika Arhivatora u vezi sa problemima sa kojima se u praksi susrećete prilikom izvršavanja zakonskih obaveza.
Pitanje:
Da li se elektronski arhiviraju dokumenti koji se čuvaju kod državnih organa?
Odgovor:
Na više seminara/webinara ovlašćeni iz nadležnog ministarstva i ostali predavači su naveli da ono što je već kod drugih državnih organa npr. kao što je CEOP u APR, smatra se da je arhivirano i da nema potrebe ponovo da se arhivira.
Pitanje:
Da li smo dužni prilikom elektronskog arhiviranja da sve dokumente nastale u papirnom obliku pretvorite u elektronski, odnosno da za sve dokumente izvršite digitalizaciju?
Odgovor:
Za odgovor na ovo pitanje najpre moramo utvrditi šta je digitalizacija.
U skladu sa Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti („Sl. glasnik RS“, br. 6/2020) digitalizacija je prenošenje arhivske građe iz oblika koji nije elektronski u elektronski oblik.
Suštinski istu definiciju sadrži i Zakon o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju („Sl. glasnik RS“, br. 94/2017 i 52/2021).
Akt koji je digitalizovan ima istu dokaznu snagu kao originalni akt ako su kumulativno ispunjeni uslovi iz ovog zakona, ali ne postoji obaveza da svaki štampani dokument digitalizujete radi elektronskog arhiviranja.
Ukoliko ipak izvršite digitalizaciju, tako da taj dokument ima dokaznu snagu kao originalni akt, onda ste dužni da ga arhivirate po pravilima elektronskog arhiviranja, kao i dokumente izvorno nastale u elektronskom obliku.
Pitanje:
Da li sve akte moramo da skeniramo ili prebacimo u PDF?
Odgovor:
Ne postoji obaveza da svaki štampani dokument digitalizujete radi elektronskog arhiviranja.
Ukoliko ipak izvršite digitalizaciju, tako da taj dokument ima dokaznu snagu kao originalni akt, onda ste dužni da ga arhivirate po pravilima elektronskog arhiviranja, kao i dokumente izvorno nastale u elektronskom obliku.
Pitanje:
Kako se uništava bezvredni dokumentarni materijal?
Odgovor:
Prema upustvu Arhiva gra da Beograda inicijalni akt o sprovođenju procedure uništavanja dokumentarnog materijala treba da se sastoji od Dopisa i Popisa/Spiska predloženog materijala za otpis.
Stvaralac/imalac odabira arhivsku građu i izdvaja radi uništenja bezvredan dokumentarni materijal godinu dana od dana isteka utvrđenog roka čuvanja.
Dopis treba da bude sastavljen na memorandumu u slobodnoj formi (primer), zaveden kroz delovodnu knjigu i potpisan od strane ovlašćenog lica. Na kraju dopisa dati kontakt osobe zadužene za sprovođenje procedure (ime i prezime, broj telefona i mejl adresu).
Popis/spisak dokumentarnog materijala koji se predlaže za otpis mora biti upisan hronološki od najranije do najkasnije godine i isti je sastavni deo Dopisa tako da ne mora da sadrži poseban zavodni broj.
Za odabiranje arhivske građe i pravljenje spiska bezvrednog dokumentarnog materijala predloženog za otpis može se rešenjem/odlukom formirati posebna Komisija sastavljena od stručnjaka iz svih organizacionih jedinica koji bezvredni dokumentarni materijal popisuju saglasno utvrđenoj Listi kategorija sa rokovima čuvanja. (primer rešenja o obrazovanju komisije)
Ukoliko stvaralac i imalac dokumentacije samo imenuje članove komisije bez donošenja rešenja/odluke, na kraju popisa treba upisati imena i prezimena najmanje dva člana komisije kao i njihove potpise.
Dopis, rešenje/odluku o formiranju komisije i popis/spisak dokumentarnog materijala kao celinu uraditi u dva primerka, a Istorijskom arhivu Beograda dostaviti 1 primerak.
Nadležni službenik Arhiva će Vas kontaktirati nakon primljenog dopisa i u dogovorenom terminu posetiti radi izrade Zapisnika o uništavanju (na osnovu uvida u dokumentaciju koju želite da otpišete) nakon čega dobijate Rešenje koje predstavlja dozvolu da možete da bacite predloženu dokumentaciju.
Po okončanju procedure uništavanja dokumentarnog materijala za koji je istekao zakonski rok čuvanja ceo predmet (inicijalni akt, popis, zapisnik o uništavanju i rešenje ) se čuva trajno na osnovu zakonskih rokova čuvanja dokumentacije iz oblasti kancelarijskog i arhivskog poslovanja.
Opširnije možete pročitati u Uputstvu za uništavanje bezvrednog dokumentarnog materijala.
Pitanje:
Šta je elektronski dokument koji predstavlja arhivsku građu?
Odgovor:
U skladu sa Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti arhivska građa, kao dokumentarni materijal koji se trajno čuva, je odabrani izvorni, a u nedostatku izvornog, i svaki reprodukovani oblik dokumenta ili zapisa koji su nastali radom i delovanjem državnih organa i organizacija, organa teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanova, javnih preduzeća, imalaca javnih ovlašćenja, privrednih društava, preduzetnika, lica koja obavljaju registrovanu delatnost, verskih zajednica, kao i drugih pravnih ili fizičkih lica, a od trajnog su značaja za kulturu, umetnost, nauku, prosvetu i druge društvene oblasti, bez obzira na to kada i gde su nastali, i da li se nalaze u ustanovama zaštite kulturnih dobara ili van njih, i bez obzira na oblik i nosač zapisa na kome su sačuvan.
Arhivska građa u elektronskom obliku je arhivska građa koja je izvorno nastala u elektronskom obliku.
Dokumentarni materijal u elektronskom obliku je dokumentarni materijal koji je izvorno nastao u elektronskom obliku.
U skladu sa Zakonom o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju elektronski dokument je skup podataka sastavljen od slova, brojeva, simbola, grafičkih, zvučnih i video materijala, u elektronskom obliku.
Elektronski dokument koji je izvorno nastao u elektronskom obliku smatra se originalom.
Elektronski dokument koji ima istovetan digitalni zapis originalnom elektronskom dokumentu smatra se originalom.
Pitanje:
Šta su metapodaci o dokumentarnom materijalu?
Odgovor:
U skladu sa Uredbom o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku stvaralac i imalac dokumentarnog materijala koji se trajno čuva dužan je da odredi metapodatke o dokumentarnom materijalu.
Metapodaci su:
(1) jedinstvena oznaka dokumenta;
(2) broj predmeta;
(3) vrsta dokumenta;
(4) opis;
(5) izvorni oblik, i to: papirni, odnosno elektronski;
(6) format u kome se dokument čuva;
(7) datum nastanka, odnosno potpisivanja i/ili pečatiranja;
(8) broj kvalifikovanog elektronskog sertifikata;
(9) rok čuvanja;
(10) datum arhiviranja;
(11) datum pridruživanja kvalifikovanog vremenskog žiga (datum potvrđivanja integriteta);
(12) rok za obnovu integriteta dokumenta;
(13) status predmeta, i to: formiran, u obradi, prekinut, obustavljen, odbačen, rešen i arhiviran;
(14) status dokumenta, i to: potpisan odnosno pečatiran, potpisan i pečatiran, nadograđen/obnovljen, uništen, predat javnom arhivu;
(15) napomena.
