Search

Uputstvo za uništavanje bezvrednog dokumentarnog materijala

Istorijski arhiv grada Beograda na svom sajtu dao je uputstvo za uništavanje bezvrednog dokumentarnog materijala. Iako se uputstvo odnosi na postupanje u odnosu na Istorijski arhiv grada Beograda, smatramo da se shodno može primeniti i prema drugim arhivima, koji nisu dali uputstva. U ovom uputstvu navedeno je sledeće:

Prema Zakonu o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti („Sl. glasnik RS“, br. 6/2020) odabiranje arhivske građe i uništavanje dokumentarnog materijala kome je istekao rok čuvanja vrši se u skladu sa članom 16:

“Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala, dužan je da posle izvršenog odabiranja arhivske građe, izdvoji radi uništavanja dokumentarni materijal kome je istekao rok čuvanja.

(Pravno lice koje ne spada u državne organe i organizacije, organe teritorijalne autonomije i jedinice lokalne samouprave, ustanove, javna preduzeća i imaoce javnih ovlašćenja nije u obavezi da pribavi odobrenje Istorijskog arhiva Beograda u pismenoj formi radi sprovođenja procedure uništavanja i isto može uraditi samostalnom odlukom/rešenjem. Procedura uništavanja vrši se komisijski, na osnovu saglasnosti date na Listu kategorija od strane nadležnog arhiva i uz neophodan uslov da je dokumentarni materijal kome je istekao rok čuvanja prethodno evidentiran u arhivsku knjigu. Po okončanju procedure uništavanja dokumentarnog materijala za koji je istekao zakonski rok čuvanja ceo predmet (npr. inicijalni akt, popis, odluka, rešenje o imenovanju komisije…) se čuva TRAJNO na osnovu zakonskih rokova čuvanja dokumentacije iz oblasti kancelarijskog i arhivskog poslovanja.)

Dokumentarni materijal nastao radom i delovanjem državnih organa i organizacija, organa teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanova, javnih preduzeća i imalaca javnih ovlašćenja, čiji je rok čuvanja istekao uništava se po pribavljenom odobrenju u pismenoj formi nadležnog javnog arhiva.

Nadležni javni arhiv daje odobrenje samo za uništenje dokumentarnog materijala koji je evidentiran u arhivskoj knjizi.

Prilikom uništavanja dokumentarnog materijala iz stava 1. ovog člana, stvaralac i imalac dokumentarnog materijala dužan je da preduzme neophodne mere zaštite podataka koji bi mogli povrediti prava i pravni interes lica na koja se dokumentarni materijal odnosi.”

SPROVOĐENJE PROCEDURE

Inicijalni akt o sprovođenju procedure uništavanja dokumentarnog materijala treba da se sastoji od Dopisa i Popisa/Spiska predloženog materijala za otpis.

Stvaralac/imalac odabira arhivsku građu i izdvaja radi uništenja bezvredan dokumentarni materijal godinu dana od dana isteka utvrđenog roka čuvanja. (Čl. 9 tačka 9. Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti).

Dopis treba da bude sastavljen na memorandumu u slobodnoj formi (primer), zaveden kroz delovodnu knjigu i potpisan od strane ovlašćenog lica. Na kraju dopisa dati kontakt osobe zadužene za sprovođenje procedure (ime i prezime, broj telefona i mejl adresu).

Popis/spisak dokumentarnog materijala koji se predlaže za otpis mora biti upisan hronološki od najranije do najkasnije godine i isti je sastavni deo Dopisa tako da ne mora da sadrži poseban zavodni broj.

Za odabiranje arhivske građe i pravljenje spiska bezvrednog dokumentarnog materijala predloženog za otpis može se rešenjem/odlukom formirati posebna Komisija sastavljena od stručnjaka iz svih organizacionih jedinica koji bezvredni dokumentarni materijal popisuju saglasno utvrđenoj Listi kategorija sa rokovima čuvanja. (primer rešenja o obrazovanju komisije)

Ukoliko stvaralac i imalac dokumentacije samo imenuje članove komisije bez donošenja rešenja/odluke, na kraju popisa treba upisati imena i prezimena najmanje dva člana komisije kao i njihove potpise.

Dopis, rešenje/odluku o formiranju komisije i popis/spisak dokumentarnog materijala kao celinu uraditi u dva primerka, a Istorijskom arhivu Beograda dostaviti JEDAN primerak.

Nadležni službenik Arhiva će Vas kontaktirati nakon primljenog dopisa i u dogovorenom terminu posetiti radi izrade Zapisnika o uništavanju (na osnovu uvida u dokumentaciju koju želite da otpišete) nakon čega dobijate Rešenje koje predstavlja dozvolu da možete da bacite predloženu dokumentaciju.

Po okončanju procedure uništavanja dokumentarnog materijala za koji je istekao zakonski rok čuvanja ceo predmet (inicijalni akt, popis, zapisnik o uništavanju i rešenje ) se čuva TRAJNO na osnovu zakonskih rokova čuvanja dokumentacije iz oblasti kancelarijskog i arhivskog poslovanja.

Imate pitanje?

Pozovite nas

Propis Soft Online

Časopisi i webinari