Na osnovu čl. 16. Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti (“Sl. glasnik RS”, broj 6/2020 stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala, dužan je da posle izvršenog odabiranja arhivske građe, izdvoji radi uništavanja dokumentarni materijal kome je istekao rok čuvanja. Dokumentarni materijal nastao radom i delovanjem državnih organa i organizacija, organa teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanova, javnih preduzeća i imalaca javnih ovlašćenja, čiji je rok čuvanja istekao uništava se po pribavljenom odobrenju u pismenoj formi nadležnog javnog arhiva. Nadležni javni arhiv daje odobrenje samo za uništenje dokumentarnog materijala koji je evidentiran u arhivskoj knjizi. Zakonom je propisano da će se novčanom kaznom u iznosu od 50.000 do 2.000.000 dinara kazniti za prekršaj pravno lice ako uništi dokumentarni materijal bez odobrenja nadležnog arhiva. Novčanom kaznom od 5.000 do 150.000 dinara kazniće se za ovaj prekršaj odgovorno lice u pravnom licu. Ovako izgleda primer spiska dokumentarnog materijala za uništavanje: