Zakon ne definiše stvaraoce i imaoce arhivske građe prema tome da li vode poslovne knjige u sistemu PDV-a već je spisak obveznika sadržan u članu 2. stav 1. tačka 10) kojim je utvrđeno da je stvaralac arhivske građe i dokumentarnog materijala pravno ili fizičko lice čijim delovanjem nastaje arhivska građa i dokumentarni materijal, a tačkom 11 istog člana da je imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala nosilac prava na arhivskoj građi i dokumentarnom materijalu (vlasnik, odnosno imalac drugog stvarnog prava ili strana u obligacionom odnosu) ili svako drugo (pravno ili fizičko) lice koje, na bilo koji način i po bilo kojem osnovu ima državinu nad njom.

U vezi sa Vašim pitanjem šta je neophodno ispuniti da bi se ispunila zakonska obaveza do 31.12.2021. godine, obaveštavamo vas da zakon koji je u primeni od 2. februara 2021. godine ne predviđa poseban rok za dostavljanje normativnih akata i ukazujemo na to da je članom 14. Zakona utvrđeno da su stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala, osim fizičkih lica, a u koje spadaju i privredna društva, dužni da donesu: opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala; listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja; opšti akt o načinu evidentiranja, zaštite i korišćenja elektronskih dokumenata, kao i da nadležni javni arhiv daje saglasnost na listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja.

Pored toga čl. 9. stav 1 Zakona propisano je da je stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala dužan je da savesno čuva u sređenom i bezbednom stanju arhivsku građu i dokumentarni materijal u obliku u kojem su nastali.

Odredbom stava 2 istog člana utvrđeno je da je stvaralac i imalac, osim fizičkih lica, dužan da: 1) obezbedi odgovarajući prostor i opremu za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala; 2)odredi odgovorno stručno lice za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala i postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom; 3)evidentira, označava, klasifikuje, datira i arhivira arhivsku građu i dokumentarni materijal; 4) predaje arhivsku građu nadležnom arhivu pod uslovima i u rokovima predviđenim ovim zakonom ; 5) osigura trajno čuvanje arhivske građe u elektronskom obliku, njeno održavanje, migriranje, odnosno prebacivanje na nove nosače u propisanim formatima, do predaje arhivske građe u elektronskom obliku nadležnom javnom arhivu; 6) vodi arhivsku knjigu na propisanom obrascu; 7) dostavi nadležnom arhivu prepis arhivske knjige najkasnije do 30. Aprila tekuće godine, za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini; 8)pribavi mišljenje nadležnog arhiva pre preduzimanja mera koje se odnose na arhivsku građu i dokumentarni materijal (statusne promene, fizičko preseljenje, adaptacija prostorija, otvaranje stečaja ili likvidacije, mikrofilmovanje, digitalizacija i dr.); 9) odabira arhivsku građu i izdvaja radi uništenja bezvredan dokumentarni materijal kojem je istekao rok čuvanja, godinu dana od dana isteka utvrđenog roka; 10) omogući ovlašćenom licu nadležnog javnog arhiva stručni nadzor nad evidentiranjem, klasifikovanjem, odabiranjem, arhiviranjem, čuvanjem, stručnim održavanjem i zaštitom arhivske građe, odnosno nad njenim odabiranjem iz dokumentarnog materijala; 11) postupa u skladu sa merama i rokovima koje nadležni arhiv naloži rešenjem a na osnovu prethodno sačinjenog zapisnika o utvrđenom stanju zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala; 12) obavesti nadležni javni arhiv o svim promenama koje su od značaja za arhivsku građu najkasnije u roku od 30 dana od dana njihovog nastanka.

Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala, prema stavu 4 istog člana, dužan je da obezbedi stručno osposobljavanje i usavršavanje, kao i proveru stručne osposobljenosti zaposlenih koji upravljaju dokumentima. Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala, prema stavu 4 istog člana, dužan je da obezbedi stručno osposobljavanje i usavršavanje, kao i proveru stručne osposobljenosti zaposlenih koji upravljaju dokumentima. Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala dužan je da u roku od 30 dana obavesti nadležni arhiv o svom osnivanju, kao i o svim izmenama statusa i organizacije ( promena statusa i/ili naziva, promeni organizacije, promeni adrese kao i prestanku rada).

Nadležni javni arhiv, kako je i utvrđeno u članu 14. stav 2 daje saglasnost na listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja.

Naglašavamo da je članom 22. stav 1. tačka 4) Zakona propisana nadležnost javnog arhiva da pruža stručnu pomoć stvaraocu i imaocu dokumentarnog materijala i arhivske građe u izradi opštih akata i upravljanju arhivskom građom i dokumentarnim materijalom, te da se možete obratiti nadležno javnom arhivu za dobijanje konkretnih uputstava.