U skladu sa Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti („Sl. glasnik RS“, br. 6/2020) sva stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala dužni da donesu, kao i da dostave nadležnom arhivu određene akte. Stvaralac arhivske građe i dokumentarnog materijala je pravno ili fizičko lice čijim delovanjem nastaje arhivska građa i dokumentarni materijal. Imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala je nosilac prava na arhivskoj građi i dokumentarnom materijalu (vlasnik, odnosno imalac drugog stvarnog prava ili strana u obligacionom odnosu) ili svako drugo (pravno ili fizičko) lice koje, na bilo koji način i po bilo kojem osnovu ima državinu nad njom.

1. Donošenje opštih akata – prva obaveza

Najpre se donose akti kojima se uređuje rukovođenje arhivskom građom:

– opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala i

– opšti akt o načinu evidentiranja, zaštite, i korišćenja elektronskih dokumenata.

Ovi akti se donose u vidu pravilnika kojima se uređuje postupanje sa dokumentima nastalim u vašem radu koji se trajno čuvaju, ali i drugim dokumentima vezanim za vaše poslovanje, u štampanom i elektronskom obliku (od npr. dokumentacije vezane za radne odnose, dokumentacije koju podnosite APR, faktura, raznih evidencija, finansijskog poslovanja…).

2. Zatim, stvaraoci i imaoci su dužni da sačine Listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja, koju morate dostaviti nadležnom arhivu (u svom gradu ili opštini) na saglasnost.

Ovim aktom uređujete vrste arhivske građe i dokumenta nastalih u vašem radu i navodite rokove njihovog čuvanja (veliki broj rokova određen je raznim propisima, a druge rokove određujete sami).

Nadležnom arhivu dostavljete ovu listu, i sastavljate Arhivsku knjigu koju takođe dostavljate vašem nadležnom arhivu, odnosno njen prepis.

3. Arhivska knjiga je osnovna evidencija o celokupnoj arhivskoj građi i dokumentarnom materijalu nastalom u vašem radu. Ona obuhvata popis dokumentacije od godine vašeg osnivanja zaključno sa poslednjom završenom kalendarskom godinom i obuhvata celokupnu dokumentaciju. Arhivska knjiga se ne zaključuje na kraju godine, već se neprekidno vodi, a svake godine arhivu se dostavlja dopuna.

U nju upisujete npr. godinu nastanka arhivske građe i njen kratki sadržaj, oznaku, rok čuvanja, količinu, prostor gde je čuvate i druge podatke.

4. Konačno, zakonom je propisana i obaveza da osigurate TRAJNO čuvanje arhivske građe u elektronskom obliku, a pri tom se određeni dokumenti moraju čuvati SVAKODNEVNO.

Šta ovo zapravo znači – znači da ste prema zakonu dužni da dokumente u elektronskom obliku čuvate u programu (softverskom rešenju), koji mora biti pouzdan, a pri tom propisano je i kako se čuvaju, odnosno evidentiraju elektronski dokumenti:

Evidentiraju se sledeći podaci: vaš matični broj, odnosno JMBG; naziv, sedište, odnosno prebivalište; organizaciona jedinica; ovlašćeno lice; jedinstvena oznaka dokumenta; broj, vrsta i opis dokumenta; izvorni oblik: papirni, odnosno elektronski; format u kome se dokument čuva; datum nastanka, odnosno potpisivanja i/ili pečatiranja; broj kvalifikovanog elektronskog sertifikata; rok čuvanja; datum arhiviranja i drugi podaci.

Za neizvršenje ovih obaveza predviđene su velike prekršajne kazne od 50.000 do 2.000.000 dinara.