Kod elektronskog arhiviranja postoje sledeće obaveze:

1. Evidentiraju se sledeći podaci:
matični broj, odnosno jedinstveni matični broj građana;
naziv;
sedište, odnosno prebivalište;
organizaciona jedinica;
ovlašćeno lice;

2. Određuju se metapodaci o dokumentarnom materijalu u koje spadaju:
jedinstvena oznaka dokumenta;
broj predmeta;
vrsta dokumenta;
opis;
izvorni oblik, i to: papirni, odnosno elektronski;
format u kome se dokument čuva;
datum nastanka, odnosno potpisivanja i/ili pečatiranja;
broj kvalifikovanog elektronskog sertifikata;
rok čuvanja;
datum arhiviranja;
datum pridruživanja kvalifikovanog vremenskog žiga (datum potvrđivanja integriteta);
rok za obnovu integriteta dokumenta;
status predmeta, i to: formiran, u obradi, prekinut, obustavljen, odbačen, rešen i arhiviran;
status dokumenta, i to: potpisan odnosno pečatiran, potpisan i pečatiran, nadograđen/obnovljen, uništen, predat javnom arhivu;
napomena;

3. dužnost potvrđivanja vernosti izvornom dokumentarnom materijalu i tačnost meta podataka kvalifikovanim elektronskim potpisom, odnosno pečatom.

4. vođenje evidencije o preduzetim radnjama u postupku pripreme za elektronsko čuvanje i elektronsko arhiviranje.

5. čuvanje dokumentarnog materijala u formatima pogodnim za dugotrajno čuvanje.

6. vođenje arhivske knjige u elektronskom obliku.

7. i druge obaveze propisane zakonom i uredbom.

Ova uredba se primenjuje od 1. septembra 2022. godine, ali će uskoro postojati obaveza dostavljanja liste kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku nadležnom javnom arhivu u eArhiv putem Portala eUprava.

Dakle, za celu 2022. godinu moraćete dostavljati listu kategorija.

Takođe, i arhivsku knjigu morate voditi u elektronskom obliku.

Za neizvršenje ovih obaveza predviđene su velike prekršajne kazne od 50.000 do 2.000.000 dinara.