Arhivska građa

Kratak vodič za pojašnjenje obaveza u skladu sa Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti („Sl. glasnik RS“, br. 6/2020)

Elektronsko arhiviranje – koje su vaše obaveze?

Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti („Sl. glasnik RS“, br. 6/2020) je propisana i obaveza da se osigura TRAJNO čuvanje arhivske građe u elektronskom obliku, a pri tom se određeni dokumenti moraju čuvati SVAKODNEVNO.

Uredbom o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku („Sl. glasnik RS“, br. 107/2021) je propisano da stvaraoci i imaoci vrše elektronsko arhiviranje u softverskom rešenju – informacionom sistemu za pouzdano elektronsko čuvanje.

Prema zakonu i uredbi postoji dužnost čuvanja dokumenata u elektronskom obliku u programu (softverskom rešenju), koji mora biti pouzdan, a pri tom propisano je i kako se čuvaju, odnosno evidentiraju elektronski dokumenti.

Arhivator

Program za arhiviranje svih dokumenata i predmeta usklađen sa novim zakonom
• Elektronsko skladištenje svih vrsta ulaznih i izlaznih dokumenata
• Svi akti potrebni za izvršavanje zakonske obaveze
• Pravne konsultacije u vezi obaveza arhiviranja

Kod elektronskog arhiviranja postoje sledeće obaveze:

1. Evidentiraju se sledeći podaci:
matični broj, odnosno jedinstveni matični broj građana;
naziv;
sedište, odnosno prebivalište;
organizaciona jedinica;
ovlašćeno lice;

2. Određuju se metapodaci o dokumentarnom materijalu u koje spadaju:
jedinstvena oznaka dokumenta;
broj predmeta;
vrsta dokumenta;
opis;
izvorni oblik, i to: papirni, odnosno elektronski;
format u kome se dokument čuva;
datum nastanka, odnosno potpisivanja i/ili pečatiranja;
broj kvalifikovanog elektronskog sertifikata;
rok čuvanja;
datum arhiviranja;
datum pridruživanja kvalifikovanog vremenskog žiga (datum potvrđivanja integriteta);
rok za obnovu integriteta dokumenta;
status predmeta, i to: formiran, u obradi, prekinut, obustavljen, odbačen, rešen i arhiviran;
status dokumenta, i to: potpisan odnosno pečatiran, potpisan i pečatiran, nadograđen/obnovljen, uništen, predat javnom arhivu;
napomena;

3. Dužnost potvrđivanja vernosti izvornom dokumentarnom materijalu i tačnost meta podataka kvalifikovanim elektronskim potpisom, odnosno pečatom.

4. vođenje evidencije o preduzetim radnjama u postupku pripreme za elektronsko čuvanje i elektronsko arhiviranje.

5. čuvanje dokumentarni materijal u formatima pogodnim za dugotrajno čuvanje.

6. vođenje arhivske knjige u elektronskom obliku.

7. i druge obaveze propisane zakonom i uredbom.

Ova uredba se primenjuje od 1. septembra 2022. godine, ali će uskoro postojati obaveza dostavljanja liste kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku nadležnom javnom arhivu u eArhiv putem Portala eUprava.

Dakle, za celu 2022. godinu moraćete dostavljati listu kategorija.

Takođe, i arhivsku knjigu morate voditi u elektronskom obliku.

Za neizvršenje ovih obaveza predviđene su velike prekršajne kazne od 50.000 do 2.000.000 dinara.

IMATE PITANJE?

Pišite nam

Pozovite nas

026 644 430

Kliknite na ikonicu iznad kako biste nas pozvali.

Pokrenite čet sa nama

Kliknite na ikonicu iznad kako biste pokrenuli čet prozor u donjem desnom uglu.

NEWSLETTER

Sve najvažnije novosti u vašem elektronskom sandučetu.