Preporuka za izradu Liste kategorija
Istorijski arhiv grada Beograda na svom sajtu dao je preporuke za izradu Liste kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja. Iako se uputstvo odnosi na postupanje u odnosu na Istorijski arhiv grada Beograda, smatramo da se shodno može primeniti i prema drugim arhivima, koji nisu dali uputstva. U ovoj preporuci navedeno je sledeće:
Odabiranje arhivske građe i uništavanje bezvrednog dokumentarnog materijala vrši se na osnovu Liste kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja („Sl. Glasnik“, br. RS 6/2020) čl.14 tačka 2.
Lista kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala treba da sadrži sledeće stavke:
1. Redni broj – u rubriku redni broj upisati broj počev od 1 pa nadalje i taj broj se kontinuirano nastavlja kroz Listu;
2. Klasifikacionu oznaku – upisuje se klasifikaciona oznaka za sadržaj svih kategorija dokumentarnog materijala ukoliko je imate;
3. Vrstu dokumenta;
4. Rok čuvanja;
5. Format dokumenta P/E (P-papir; E-elektronski) – opciono;
Za trajno čuvanje određuju se kategorije materijala koje sadrže podatke od značaja za istoriju i druge naučne oblasti, za kulturu uopšte i ostale društvene potrebe ili podatke koji odražavaju suštinu rada stvaraoca/imaoca.
Za dokumentarni materijal koji nije ocenjen kao arhivska građa (za trajno čuvanje) rokovi čuvanja se određuju zavisno od potreba stvaraoca/imaoca za korišćenje u praktične svrhe, kao i u skladu sa posebnim zakonskim propisima.
Na izradi Liste kategorija angažuju se stručnjaci iz svih sektora/organizacionih jedinica koji formiraju komisiju.
Lista kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala je sastavni deo Opšteg akta o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala i može se primenjivati pošto na nju da saglasnost Istorijski arhiv Beograda.
Nadležnom arhivu se uz Dopis (zaveden i potpisan) dostavljaju DVA primerka Liste kategorija, koja je prethodno usvojena od strane odgovornog lica direktora/upravnog odbora /nadzornog odbora stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala i potpisana.
Stranice obavezno numerisati, a na poslednjoj potpisanoj stranici ostaviti prostor za saglasnost Arhiva kojim ista postaje validna.
Jedan primerak zadržava Arhiv, a drugi se vraća stvaraocu i imaocu.
Ukoliko se tokom godine jave nove vrste dokumenata ili se promene zakonski rokovi za čuvanje dokumentacije, vrši se dopuna i/ili izmena postojeće Liste kategorija koje se takođe dostavljaju u DVA primerka na saglasnost Istorijskom arhivu Beograda.
